L’efficacia nell’esecuzione dei progetti è essenziale per il successo aziendale, ma troppo spesso ci troviamo di fronte a uno scostamento significativo tra gli obiettivi inizialmente definiti e i risultati effettivamente conseguiti.
Secondo Gartner, solo il 60% dei progetti aziendali raggiunge i propri obiettivi definiti, mentre il restante 40% subisce variazioni sostanziali rispetto alle aspettative iniziali.
Queste discrepanze possono essere dovute a diversi fattori, tra cui:
- Cambiamenti nei requisiti: spesso i requisiti del progetto possono cambiare nel corso dell’implementazione, sia a causa di evoluzioni interne dell’organizzazione sia per influenze esterne
- Tempistiche troppo lunghe: quando un progetto -soprattutto se gestito con metodologie waterfall- è molto lungo, il rischio di avere rilasci molto dilatati a livello temporale rischia di far perdere il focus iniziale o di realizzare un prodotto o servizio sorpassato dal nuovo contesto di mercato
- Rischi non gestiti: se i rischi non vengono identificati e gestiti in modo efficace, possono manifestarsi durante l’esecuzione del progetto, causando ritardi o compromettendo la qualità
- Scarsità di risorse: la mancanza di risorse, sia umane sia finanziarie, può limitare la capacità del team di raggiungere gli obiettivi prefissati
- Aspettative irrealistiche: in alcuni casi, gli obiettivi definiti possono essere troppo ambiziosi o irrealistici, rendendo difficile la loro realizzazione
Ma quali possono essere i fattori di mitigazione da attivare per gestire nel migliore dei modi questi elementi?
A nostro avviso il primo passo per l’avvio di un progetto è sempre e comunque dare un’impostazione al progetto. Condividere con il team e gli stakeholder obiettivi, ambito, risorse e budget è essenziale per creare una base comune ed evitare scollamenti in termini di esigenze ed aspettative da parte di tutti.
In aggiunta a ciò, di seguito possiamo enumerare le 5 principali leve su cui agire durante la gestione del progetto:
- Pianificazione flessibile: adottare approcci agili che consentano una pianificazione e un adattamento continuo in risposta ai cambiamenti dei requisiti e ai rischi emergenti. Verificare incrementi tangibili permette di misurare quanto si è vicini o lontani dall’obiettivo finale
- Gestione dei rischi: identificare e valutare i rischi in modo proattivo durante la fase di pianificazione e adottare misure preventive per mitigarli. I rischi ci sono sempre in un progetto, meglio gestirli che subirli
- Comunicazione efficace: mantenere una comunicazione aperta e trasparente tra tutte le parti interessate (siano esse interne o esterne al progetto) per garantire una comprensione comune degli obiettivi del progetto e dei potenziali ostacoli
- Valutazione continua: monitorare regolarmente lo stato del progetto rispetto agli obiettivi definiti e apportare modifiche necessarie per garantire il mantenimento della traiettoria desiderata. Un’ adeguata impostazione degli OKR di progetto ed una frequente misurazione dei risultati permette di avere feedback razionali e fattivi, bypassando opinioni e sensazioni
- Formazione e sviluppo: investire nella formazione e nello sviluppo del team per garantire che abbiano le competenze necessarie per affrontare le sfide del progetto in modo efficace. Questo è sempre un elemento cardine per la crescita delle persone e dei team, che poi si ripercuote positivamente anche sul successo di un progetto
Se vuoi saperne di più rispetto a come impostare le attività di progetto e come evitare di ottenere risultati differenti rispetto agli obiettivi iniziali, contattaci! Saremo felici di discutere con te ed il tuo team delle tue esigenze e trovare la soluzione che meglio veste la tua azienda.
